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Ler post completoAgenda odontológica: como ter uma estruturada com o gerenciamento online
- 2 de janeiro de 2019
Pitágoras já dizia: com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.
Embora o filósofo grego já esteja fazendo mais aniversários do que ele gostaria de admitir, sua fala é bem atual.
Ainda hoje, planejamento e organização são primordiais para o sucesso de qualquer negócio; com as clínicas, não é diferente.
Você já pensou sobre como uma agenda odontológica pode te auxiliar?
Os profissionais da área de saúde compreendem a necessidade de ordenação dos horários.
No dia a dia, atrasos e cancelamentos de horários são efeitos colaterais indesejados de desorganização na agenda.
Embora desejemos evitar esses contratempos, a pressa do cotidiano muitas vezes impede que demos a atenção devida aos nossos horários.
Pensando nisso, traremos hoje as melhores maneiras de usufruir de uma agenda odontológica.
Falaremos sobre os benefícios que ela pode trazer ao seu dia a dia e sobre como adequá-la ao meio digital.
Está preparado para saber mais?
Vamos lá!
Como a agenda odontológica pode ajudar?
O fluxo em uma clínica odontológica pode ser desafiador.
Muitas vezes, é tentador encaixar um número excessivo de pacientes num mesmo horário; a longo prazo, no entanto, essa é uma prática que pode gerar atrasos e descontentamento aos clientes quando objetiva a fidelização dos pacientes.
O ideal é que os atendimentos tenham um horário pré-definido para iniciar e terminar.
Dessa maneira, tanto o paciente quanto o dentista podem se programar para cumprir os horários.
Não necessariamente o tempo dispendido em cada consulta deve ser o mesmo: na primeira vez que o paciente vai à clínica, por exemplo, é comum demorar mais em sua avaliação, já os retornos podem ser mais rápidos, conforme o intervalo entre as consultas.
Para conciliar essas nuances que permeiam o quadro de horários do consultório, é fundamental organização.
Nesse contexto, a agenda odontológica é a bússola da gestão clínica, pois ela permite uma visualização clara de quais horários estão ocupados e quando haverá novas marcações.
Quais são os benefícios da tecnologia?
A cada dia, novas ferramentas digitais nos são apresentadas.
Para a agenda odontológica, o auxílio da tecnologia pode ser um diferencial que traz maior comodidade e rapidez ao cotidiano.
A seguir, falaremos um pouco mais sobre como a agenda online facilita a administração da clínica.
Acompanhe!
Otimização do tempo no consultório
Embora possa parecer uma tarefa simples, marcar um atendimento pode demandar muito tempo.
Pense nos passos que uma agenda física demanda: entre folhear até a data solicitada, checar com o paciente e anotar os dados, é razoável dizer que um agendamento demora 10 minutos.
Caso você atenda 9 pacientes por dia, uma hora e meia foi gasta apenas para esse processo administrativo.
A agenda odontológica online facilita a marcação, pois o horário está a um clique de distância.
Se ela for aliada a um sistema de agendamento digital, a situação melhora ainda mais, visto que o próprio paciente pode realizar a marcação em seu domicílio, que poupará tempo de consultório e trará maior comodidade.
Aumento da produtividade
O agendamento físico pode provocar diversas falhas no processo — horários podem ser erroneamente sobrepostos, há possibilidade de ocorrer falhas verbais e imprevistos.
Entretanto, podemos tentar minimizar, bem como evitar esses e outros erros.
Em relação aos agendamentos sobrepostos, a agenda online facilita o processo de marcação de consultas, uma vez que horários incompatíveis lançam um sinal de alerta ou informam que aquele período já está ocupado.
A interação com um sistema de agendamento digital também é útil à produtividade: marcações de consultas podem ser acopladas a um sistema automatizado de confirmação e lembrete.
Dessa maneira, o paciente é solicitado a reafirmar sua presença alguns dias antes, e, na data do atendimento, é recordado.
Todos esses fatores influenciam na diminuição das faltas nas consultas e, consequentemente, proporcionam maior equilíbrio financeiro.
Redução de custos
Pode parecer paradoxal que uma ferramenta online — um serviço muitas vezes pago — possa resultar em um balanço financeiro favorável.
No entanto, a agenda odontológica online facilita os processos dentro da clínica e evita o retrabalho.
Você poderá economizar, por exemplo, em contas de telefone e em material físico de escritório.
Além disso, uma organização maior dos horários dos pacientes trará um retorno financeiro maior — assim como a fidelização deles.
Como realizar o gerenciamento online?
Você já deve ter percebido o quanto uma agenda odontológica é útil para a organização de sua clínica.
Também já sabe que ajustá-la ao meio digital é uma boa estratégia e pode trazer frutos além da própria organização.
No entanto, como concretizar esse gerenciamento online?
A boa notícia é que não há necessidade de começar do zero o seu planejamento.
Existem vários métodos de gestão já descritos que podem ser utilizados na administração da clínica; assim como a agenda odontológica, eles também podem ser realizados em meio digital.
A seguir, citaremos algumas delas.
Matriz SWOT
A sigla significa, em inglês, Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threatens.
Na tradução literal para o português, ela diz “Forças, Fraquezas, Oportunidades e
Desafios”. Identificar esses fatores, de maneira rápida e realista, ajuda o gestor a se adequar à realidade e moldar o empreendimento.
É uma estratégia muito utilizada na administração de qualquer empresa, o que, como falamos, agora abrange sua clínica.
Ciclo PDCA
Esse ciclo também é nomeado por uma sigla em inglês, que significa Plan, Do, Check, Adjust.
Em português, planejar, fazer, analisar e corrigir.
Ele é mais amplo do que a matriz SWOT, pois já prevê que imprevistos podem ocorrer.
Seguindo esse ciclo de raciocínio, o gestor pode identificar os problemas de sua administração e ajustá-la conforme o necessário.
KPIs
Key Performance Indicator – em português, Indicador-Chave de Desempenho.
O estabelecimento de uma KPI é importante para o gestor conseguir mensurar o atingimento de metas e objetivos.
Pode ser, por exemplo, quantidade de pacientes atraídos, número de consultas agendadas ou o lucro da clínica; o importante é que seja um valor chave que simbolize a meta do negócio e possa ser usada no cotidiano.
Você agora sabe mais sobre a importância de uma agenda odontológica e como ela se adequa ao gerenciamento online.
Cada vez mais, a integração de novas tecnologias é inserida no ramo da gestão clínica; nesse contexto, a agenda online pode ser uma grande aliada na administração do seu negócio.
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